KILMO - ilmoittautumisten siirto ExTime-ohjelmaan

Jos perusnäkymästä puuttuu, toisin kuin yllä, kilpailun yksilöivä numero, se saadaan näkyviin, kun otsikkorivin (jossa kisan alkamispäivä ja nimi) vasemmassa reunassa olevaa kolmea vaakapalkkia klikataan ja laitetaan rasti kohtaan ID. Samalla näyttöä voi myös säätää jättämällä itselle tarpeettomat kentät rastimatta.

Tämä kilpailun yksilöivä numero on tallennettava kilpailun tietoihin (ExTimessä kenttä Kalenterinumero), sillä sen avulla kilpailut yksilöidään Hiihtoliiton tulosarkistossa. Useamman kisapäivän kilpailuissa on aina sama kalenterinumero, kisapäivien tulokset erotetaan toisistaan kalenterinumeron perään liitettävällä kirjainlyhenteellä. Yleensä kirjainlyhenne on hiihtotapa, 1229P on perinteisen kisa, 1229YL on yhteislähtökisa, SP on sprinttiä, V-loppuinen kalenterinumero on vapaan kisa, viestiin olen käyttänyt R-kirjainta.

Perusnäkymän kisajärjestystä voi vaihtaa klikkaamalla otsikossa ko. sarakkeen kohdalla olevaa salmiakkia. Silloin salmiakki vaihtaa muotoaan ilmoittamaan, että järjestys on tämän tiedon mukainen.

Näkyvien kisojen määrää voi rajata suodattimilla, oheisessa esimerkissä on otettu mukaan kalenterista löytyvät kisat 7.4.2026 alkaen.

Perusnäkymän kisoista klikataan sitten haluttua kisaa, jolloin näyttöön saadaan tämän kisan tiedot. Näytössä on neljä vaihtoehtoa, Tiedot, Sarjat, Henkilökohtaiset ilmoittautumiset sekä Joukkueilmoittautumiset.

Suodattimina toimivat myös otsikkorivin yläpuolella olevat lukumäärää ilmoittavat tiedot Kaikki, Vahvistetut, Vahvistamattomat ja Perutut. Kisaan otamme mukaan vain Vahvistetut ilmoittautumiset.

Erityisen tärkeä suodatus on imuroitaessa monipäiväisten kisojen ilmoittautumisia. Jos ja kun tehdään päiväkohtaisia kilpailutiedostoja, on vain yksi kilpailupäivä oltava annettuna.

Ajanotto-ohjelmaan ladattava tiedosto saadaan aikaiseksi valitsemalla Vie tiedostoon vaihtoehdoista jompi kumpi. Ensimmäinen muoto on ExTimen käyttäjien tarvitsema muoto. Toisessa muodossa etunimi ja sukunimi ovat erillään, mutta muistutan tässä yhteydessä vielä kerran, että kun tuloksia välitetään Hiihtoliiton tulosarkistoon, on urheilijoiden nimien oltava yhdessä ja etunimen ennen sukunimeä, joten hiihdossa tuota toista muotoa ei tarvittaisi lainkaan.

CSV: Ensimmäinen muoto vaihtoehtoa näpäyttämällä selain joko kysyy tai ei kysy, minne siirtotiedosto halutaan laittaa. Jokaisella ajanottajalla on varmaan oma käytäntönsä, itse avaan uuden kilpailukauden alkaessa kaudelle oman kansionsa ja teen sinne alihakemiston KILMO. (Ja live-, tulosarkisto-, FIS-, lisenssit- ja muita kansioita)

ExTime-ohjelman käyttäjien ei tarvitse tehdä excelillä mitään tiedoston muokkausta, vaan ExTime lukee tiedoston sellaisenaan. Toki excel-siirron parametrien on oltava kunnossa, siitä seuraavassa. Esimerkin siirtotiedosto näyttää teksturissa seuraavalta:

"40392178";"A";"Kerttu Niskanen";"NYL";"1988";"Vieremän Koitto";"3185168"
"21443439";"Try Out";"Arto Frosti";"MYL";"1991";"Lappeen Riento";"3180956"
"32169388";"A";"Eveliina Toivanen";"NYL";"2000";"AT Ski Team";"3185829"
"32159592";"A";"Emmi Lämsä";"NYL";"1998";"AT Ski Team";"3185688"
"27454516";"A";"Vilma Jylhä";"NYL";"1996";"AT Ski Team";"3185615"
"29071120";"A";"Miro Karppanen";"MYL";"1998";"Imatran Urheilijat";"3181163"
"33257752";"A";"Hanna Toivonen";"NYL";"2000";"Kangasalan Kisa";"3186182"
"25666254";"A";"Joonas Sarkkinen";"MYL";"1994";"Proski Oulu";"3180860"
"24192965";"A";"Miika Heikkilä";"MYL";"1996";"Espoon Hiihtoseura";"3181162"
"25038002";"A";"Jukka Palo";"MYL";"1988";"Vihdin Viesti";"3180629"
"40355563";"B1";"Kevin Hildén";"MYL";"2009";"IF Sibbo-Vargarna";"3182028"
"40279365";"A";"Akseli Pitkänen";"MYL";"2005";"Teiskon Urheilijat";"3181708"

Siirto aloitetaan tarkistamalla siirtotiedoston määritykset, valikon Säädöt toiminnolla Excel Parametrit.

Käyttäjien mahdollisesti tekemien virheiden takia on hyvä, että ilmoittautumisia luettaessa on vaihtoehto Perusta sarjat rastittu, väärin ilmoitettu sarjatunnus on helppo yhdistää oikeaan sarjaan. Lisää kaikki vaihtoehto pitää olla aina ilmoittautumisia luettaessa rastittuna.

Oheisessa kuvassa keskellä näkyy csv-tiedoston kenttäjärjestys, lisenssinumero, sem jälkeinen tyhjä sarake, nimi, sarja, syntymävuosi ja seuran nimi ja alhaalla sitten vastavaa csv-tiedoston alkua. Huomaa, että csv-tiedoston ensimmäinen rivi on tuplattu ja ekassa on korvattu kentän alku kentän sarakekirjaimella. Voit helposti tarkistaa, että tiedot ovat oikeassa järjestyksessä.

Esimerkissä on mukana myös FIS-koodi, mutta sitä ei kansallisissa kisoissa normaalisti tarvita.

Toinen sarake, lisenssin laji, ohitetaan. Sitä ei ExTime (vielä) käsittele ja sitä tarkistellaan jo KILMOn päässä.

Kenttien erotinmerkkinä on puolipiste (;) ja tekstien erottimena lainausmerkki, nämä siis ikkunan oikeassa reunassa. Esimerkissä 6 välityhjää ajaa saman asian kuin yksi puolipiste, se erottaa kaksi kenttää toisistaan. Nimi- ja Seuran nimi-kentissähän on ainakin yksi välilyönti, joten yksi välityhjä olisi liian vähän.

Jos nimi olisi kahtena kenttänä niin parametreissa Kilpailijan nimi esiintyisi kaksi kertaa.

Jokainen kilpailija on yhdellä rivillä, siis rivien määrä kilpailijaa kohti on 1.

KILMOn siirtotiedostossa ei ole erillistä otsikkoriviä, siksi otsikkorivikohtaa ei ole rastittu.

Lue csv-tiedosto-napin painalluksen jälkeen valitaan tiedosto ja ExTime ilmoittaa luettujen rivien ja lisättyjen kilpailijoiden määrän. Alareunassa näkyy myös, jos ExTime on perustanut sarjoja. Niiden tiedot (matka, hiihtotapa, maksut, yms.) on sitten erikseen laitettava paikalleen. Ja toki sarjojen keskinäinen kilpailujärjestys myös.

Käytä arkistoa-nappi avaa arkistonäkymän, jossa voit joko siirtää tämän käyttämäsi mallin talteen tai hakea sieltä usein tarvitsemasi. Arkistossa voit pitää tallessa useita eri parametreja erilaisia siirtoja varten. Minulla oheinen malli on talletettuna nmellä kilmo ja viestin latausparametrit nimellä kilmoviesti.

Tiedoston latauksen ja mahdollisen korjauksen jälkeen se siirretään ExTimeen samoin kuin yksilösarjojenkin csv-tiedostot. Ensiksi varmistutaan, että tiedoston sarakkeiden järjestys vastaa Excel-siirron parametreja. Oikealla on näkymä näytöstä Säädöt/Excel Parametrit, jossa alaosassa näkyy siirrettävän tiedoston alkua ja keskellä on ExTimeen määritetty kenttien järjestys, se täsmää siirtotiedostoon.

Lisäksi on huomattava, että kohdasta Perusta sarjat puuttuu rasti, näin väärät sarjatunnukset eivät lipsahda ExTimeen. Virheistä saadaan ilmoitus ja sitten tiedoston virhe korjataan ja yritetään ladata tiedostoa uudestaan. (Nykyään on turvallista antaa ExTimen perustaa sarjat).

Ja kun esimerkkitiedostoa ei pyöräytetty Excelin kautta, siinä on tekstin erottimena vielä lainausmerkit. Laittamalla Tekstin erotin-ruutuun lainausmerkki, Extime siivoaa ne pois.

Nopein tapa trimmata nimet löytyy Uudet piirteet-valikon kohdasta Isot kirjaimet nimistä pois. Sama toiminto stilisoi nimen esitysasun alkamaan isolla kirjaimella ja poistaa myös toiset etunimet ja seuran lopusta ry lyhenteet. Aktiivisten sarjojen rajoitukset ovat käytössä. Rajaamalla jokin sarja haun ulkopuolelle (ei aktiiviseksi) sen urheilijoiden nimiin ja seuranimiin ei kajota. (Ajanotto / Rajaa aktiivisia sarjoja)

Homma voidaan tehdä myös sarjakohtaisesti ja samalla tarkistaa muutkin nimivirheet. Se käy kätevästi ExTimen Tilanteet / Sarjan tilanne nyt näytössä seuraavaan tapaan. Oikealla on lähtötilanne KILMO latauksen jälkeen.

KILMO käsittelee vielä(kin) urheilija etunimessä väärää kenttää. Se käyttää koko etunimi-kenttää, kun taas tulosarkistossa käsitellään erillistä kutsumanimi kenttää. Jos näen kolme annettua etunimeä, poistan liiat Trim-napilla urheilijan tietoikkunassa. Mutta se ei päde, jos mikään annetuista etunimistä ei ole urheilijan ilmoittama kutsumanimi.

Sarjakohtaiset toimenpiteet-valikosta valitaan Fixaa nimien ulkoasu (tassä sarjassa) ja lopputulos näkyy oikealla. PgDn tai PgUp-näppäimellä valitaan seuraava sarja ja toistetaan nimien fixaus joka sarjalle. Samalla katoavat mahdolliset ry-lyhenteet nimen lopusta. Myös urheilijan nimen ulkoasu päivittyy samalla ja jäljelle jää vain yksi etunimi, se ensimmäinen. Samasta sarjakohtaisissa toimenpiteistä löytyy myös temppu, jolla etunimen ja sukunimen paikkaa voi vaihtaa.

Nimien fixauksessa häviävät myös etu- ja sukunimen välissä olevat liiat välityhjät. Tarpeen varsinkin kun dataa on luettu omilta ilmoittautumislomakkeilta, joille urheilijat itse kirjoittavat nimensä ja seuransa.

Monimutkaisempia seuranimien vaihtoja, ja nyt kerralla koko kisassa, voidaan tehdä Listaukset-valikosta löytyvän Seuramuutoksia ja -tulostuksia-näytön avulla. Ainakin Pohti Ski Teamin nimen esitysasu kannattaa tarkistaa, samoin SkiTeam 105 esiintyy usealla eri tavalla kirjoitettuna.

Esimerkissä olen valinnut vasemmalta seuran SIILINJÄRVEN HIIHTOSEURA ja vaihdan sen nimeksi Siilinjärven HS Vaihda seuran nimi-napilla. Valittu (vanha nimi) ja vaihdettava (uusi nimi) ovat alekkain näytössä alhaalla keskellä. Nimen vaihtamista edeltää tarkistuskysymys, johon kielteinen vastaus jättää nimen ennalleen.

Lukumäärä vaihtonapin yläpuolella ilmoittaa, monellako urheilijalla on tämä seuran nimi. Aktiivisten sarjojen rajoitukset ovat käytössä tässäkin näytössä.

Erikoismerkkejä varten löytyy samasta Uudet piirteet-valikosta myös uusi toiminto Korjaile nimien erikoismerkkejä. Toiminnossa on kaksi vaihetta:

1. Valitaan mitkä merkit korvataan jollain toisella Anna korjattavat merkit
2. Suoritetaan merkkien vaihto, Käy kisan nimet ja seurat läpi

Korvattavat merkit ja niiden uudet arvot annetaan erillisessä näytössä. Merkki voidaan antaa joko yhdellä merkillä (ko. merkkiä painamalla) tai numeerisena arvona aloittaen se \-kenoviivalla ja antamalla merkin numero koodikartassa. Numeroarvo annetaan enintään kolmella numerolla ja sen on oltava nollaa suurempi ja pienempi kuin 255. Kuvan esimerkissä annan juuri ison J-kirjaimen koodiarvoa (74) ja aion korvata kaikki nimissä olevat isot J-kirjaimet pienillä j-kirjaimilla. Oikean puolen listassa näkyvät aiotut muutokset kahdessa eri esitysmuodossa. Ensin ovat numeroarvot ja sitten näkyvät merkkivaihdot. Merkkaamalla jokin listan rivi (sininen rivi), se saadaan poistettua napilla Poista valittu rivi. Eli tässä näytössä voit myös kokeilla, mikä numeroarvo antaa minkälaisen merkin. Mutta kaikilla numeroarvoilla ei ole kuvaruudussa näkyvää merkkisymbolia.

Jos tuon esimerkin mukaisen merkkien vaihdon tekee, niin kaikki välilyönnit näkyvät pisteinä, isot J-kirjaimet pieninä j-kirjaimina, samoin M ja V kirjaimet vaihdetaan pieniksi ja pienet ä-kirjaimet isoksi Ä:ksi.

Joskus saattaa olla täydentää KILMOsta saatuja tietoja tai KILMOssa on lisänä esim. sidetieto rullakisoissa. Ladattaviin tietoihin on helppo lisätä uusia tietokenttiä, paikkakunta, koulu, suksitalli, yms. Oikealla lisäsin KILMOssa olevalla ylimääräisellä sarakkeella (H) olevan tiedon (sidemalli) tallennuspaikaksi urheilijan tiedoissa olevan Info-kentän.

Ja koska olin jo ladannut tiedot ilman ko. H-saraketta, en halunnut lisätä kaikkia uudestaan vaan estin moninkertaisen latauksen rastimalla kohdan Tarkista avaintieto, avaintiedoksi Lisenssinumero ja valitsemalla option Kohdista avaintiedolla.

Tokihan tuon sidetiedon olisi voinut ladata heti alussa, mutta sitten en olisi päässyt tekemään tätä ohjetta.

Lisättävästä tiedostosta ei olisi tarvinnut käyttää kaikkia kenttiä, pakollisia olevat vain tuo avaintieto (sarake A) ja sidetunnus (sarake H). Kaikki muut sarakkeet olisivat voineet olla tässä täydennyksessä sarakkeen B kaltaisia, tyhjiä sarakkeita.

ExTimessä pitää kisalle antaa nimi ja kalenterinumero sekä todellinen kilpailupäivä. Parasta on tehdä tämä ennen siirtotiedoston latausta, koska silloin jokaiselle perustettavalle sarjalle kopioituu oikea hiihtotapa ja kilpailupäivä. Syöttöpaikka löytyy Muutokset valikosta toiminnolla Kisan Nimi- ja muut perustiedot. Tämän kerroin jo aikaisemminkin, mutta muista tarkistaa, että tiedot ovat kohdillaan.

Vanhaa takaumaa seuraavaksi:

Oheisessa esimerkissä nähdään, että eräs ilmoittaja ei osannut käyttää KILMOa ihan oikein, vaan ilmoitti kilpailijan sarjaan M17, jota ei ko. kilpailussa edes ole.

Asia korjaantuu klikkaamalla hiiren oikealla näppäimellä virheellisen sarjan riviä, valitsemalla esiin tulevasta menusta kohta Yhdistä tämä sarja toiseen sarjaan, valitsemalla esiintulevasta sarjan valintaikkunasta oikea sarja (MYL), ja hyväksymällä sitten sarjan M17 poistaminen.

Aika helppoa, vai ? Tosin uudessa KILMOssa ei enää pitäisi sarjavirheitä olla.

Tämän jälkeen on vielä työtä jäljellä

• Päätettävä sarjojen keskinäinen kilpailujärjestys ja koko kilpailuaikataulu.
• Selvitettävä käytettävissä olevat rintanumerot, ennenkaikkea ne puuttuvat.
• Päätettävä sarjojen väliset tauot (varanumerojen määrä).
• Jos FIS-kisa, niin haettava FIS-pisteet lähtöjärjestyksen tekemistä varen ja kisan lopussa FIS-pisteiden laskentaa varten. Ja samalla muistetaan laittaa jokaiselle sarjalle oikea Codex-numero.
• Aseteltava kilpailijoiden arvontaryhmät.
• Arvottava sarjat.
• Tulostettava lähtöluettelot nettiin ja mahdollisesti käsiohjelmaan ja päivitettävä linkit kisasivuille. Webscoreriinkin pitäisi muistaa laittaa dataa, jos vaikka joku ottaa sillä maastossa väliaikoja.
• Tarvittaessa tulostettava lähtönumeroiden pussituslistat.
• Otettava maksuyhteenvedot ja tarvittaessa tehtävä myös Maksurengas-järjestelmää varten csv-tiedosto. Sen tekopaikka löytyy valikosta Listaukset riviltä Pussituslistaukset. Nappi on tietysti Maksurengas CSV (kuva oikealla).

ennenkuin päästään itse kilpailupäivään ja aikoja ottamaan.